Praca spedytora, choć ekscytująca i dająca ogromną satysfakcję, nie zawsze jest usłana różami. Codzienność pracowników spedycji to szereg wyzwań i problemów, którym – czy tego chcemy czy nie – musimy stawić czoła. Najczęściej to brak ładunku dla przewoźnika lub brak auta dla zleceniodawcy, a także szeroko pojęte sytuacje nieprzewidziane, takie jak wypadki czy opóźnienia w transporcie. Reguły postępowania są jednak uniwersalne i banalnie proste – kluczem są spokój, uważność i zespołowość.
Brak ładunku
Każdy spedytor przerobił kiedyś ten scenariusz. Kierowca, z którym współpracowałeś lub współpracowałaś, jest zakontraktowany, w gotowości, pewny, że i tym razem masz dla niego opłacalną ofertę, gdy nagle okazuje się, że… zleceniodawca wycofuje się ze współpracy i zajęcia dla kierowcy jak nie było, tak nie ma. Zależy Ci na tym, by nie „spalić” współpracy i kontaktu z partnerem, bo wiesz, że jest terminowy i solidny, a kontakt z nim jest prosty i bezproblemowy. Nie chcesz też, by nawiązał współpracę z konkurencją. Wydaje się, że nie ma innego wyjścia niż zdwojenie wysiłków, by znaleźć zlecenie. Kluczem jest tutaj tzw. solidna „obdzwonka”, czyli wykorzystanie wszystkich swoich kontaktów biznesowych i upewnienie się, czy któryś z klientów, z którym współpracowaliśmy, nie potrzebuje akurat szybkiego zlecenia „na już”. Jeżeli nie daje to efektu, warto poprosić o wsparcie współpracowników, zakładając, że i oni dysponują sprawdzonymi, zaufanymi kontaktami. Ostatnią deską ratunku jest skorzystanie z giełdy transportowej, czyli bazy zleceń, mającej na celu kojarzenie przewoźników, oczekujących na zlecenia, i spedytorów, poszukujących zleceniobiorców.
Wspomniana intensyfikacja działań, mających na celu znalezienie zlecenia to jednak nie wszystko. Nawet, gdy zlecenia nie uda się znaleźć, warto dać kierowcy odczuć, że jest „zakopiekowany” i dokładamy wszelkich starań, by nie zostawić go z niczym. Dbałość o dobre relacje z potencjalnymi zleceniobiorcami jest kwestią nie do przecenienia. Wiele zależy nie tylko od wysokości stawek, ale również od tego, jaki poziom współpracy i zaangażowania jesteśmy w stanie zaoferować.
Nie należy jednak popadać w desperację – pierwszy lepszy nieznany klient, który oferuje podejrzanie wygórowaną stawkę, ale przy tym odległe terminy płatności, niekoniecznie jest pożądanym zleceniodawcą – zarówno przez spedytora, jak i kierowcę.
Brak przewoźnika… i co wtedy?
To zdecydowanie powszechniejsze zjawisko, które wynika z rosnącego deficytu kierowców. Dobry, rzetelny i godny zaufania zleceniobiorca jest dziś na wagę złota, bo samych zawodowych kierowców jest dziś coraz mniej. W tej sytuacji o wykonawcę przewozu trzeba walczyć i zaoferować korzystne warunki, uwzględniające zarówno atrakcyjne stawki, jak i terminowość płatności i „opiekę” spedytora na czas realizacji usługi. Zasada działania jest taka sama, jak w przypadku braku ładunku: najpierw należy szukać wśród dotychczasowych partnerów biznesowych, później poszerzyć krąg poszukiwań o kontakty współpracowników i wreszcie: poszukiwać zleceniobiorców na giełdzie transportowej. Tutaj kluczem ponownie jest umiejętny wybór – szukajmy kierowców o potwierdzonej renomie i reputacji, by zwiększyć szansę na powodzenie operacji przewozowej.
Wypadki losowe
Nie mamy na nie wpływu, są niespodziewane i komplikują nam pracę. Na wypadki losowe nie ma rady; zator drogowy, wypadek czy przypadkowe uszkodzenie ładunku to kwestie, z którymi należy się pogodzić i liczyć z tym, że – prędzej czy później, a niemal zawsze w najmniej oczekiwanym momencie, po prostu nastąpią. Jedyna możliwa i zasadna reakcja w każdej sytuacji to kontakt zarówno z kierowcą, jak i zleceniodawcą tak, by poznać sytuację i potrzeby kierowcy, a więc dowiedzieć się, jak możemy mu pomóc. Nie zawsze jest to możliwe „na odległość”, ale już samo zaoferowanie wsparcia i gotowości do pomocy jest dla kierowcy wyraźnym sygnałem, że nie jest zdany wyłącznie na siebie! Z kolei w kontakcie ze zleceniodawcą w przypadku ewentualnych trudności jesteśmy zobowiązani, by pokazać mu, że panujemy nad sytuacją, troszczymy się o jego dobro i stan przewożonego ładunku i robimy to, co w naszej mocy, by rozwiązać problem.
Problemy i wyzwania, na które można trafić podczas pracy w spedycji, są liczne, ale klucz do ich rozwiązania zawsze tkwi w cechach, które powinny charakteryzować każdego spedytora – uważności, cierpliwości, odpowiedzialności, konsekwencji w działalności, determinacji, opanowania i otwarcia nie. Nie ma bowiem trudności, która przerośnie dobrego spedytora!
