Czasami, gdy myślimy o pracy spedytora, wydaje nam się, że ogranicza się ona do organizacji przewozu naszego towaru. Nic bardziej mylnego! To tylko wierzchołek góry lodowej, o czym przekonacie się, poznając bliżej temat dokumentów spedycyjnych, które są nieodłączną częścią spedycji.
Praca spedytora w dużym uproszczeniu rzeczywiście polega na opiece nad przesyłką, która ma zostać dostarczona z punktu A do punktu B oraz organizacji wszystkich działań związanych z jej przewozem. Przy takich ,,operacjach” diabeł tkwi jednak w szczegółach. Każdy taki przewóz wiąże się przede wszystkim z ogromem obowiązków, koniecznością dopilnowania najdrobniejszych szczegółów oraz odpowiedzialnością, aby zapewnić bezpieczny i terminowy transport ładunku. Konieczne jest także dopełnienie licznych formalności oraz znajomość rodzajów dokumentów spedycyjnych, dlatego poniżej przedstawiamy krótką charakterystykę najważniejszych z nich.
Zlecenie spedycyjne
Już na wstępie bardzo ważne jest rozróżnienie zlecenia spedycyjnego od zlecenia transportowego, gdyż oba te dokumenty regulują nieco inne kwestie i z obu wynika inny zakres odpowiedzialności spedytora. Zlecenie transportowe jest ofertą na wykonanie usługi przewozu określonego w nim ładunku, we wskazanym terminie oraz za określoną stawkę. Decydując się na przyjęcie takiego zlecenia, spedytor ponosi odpowiedzialność tak samo, jak przewoźnik, np. za opóźnienie dostawy czy uszkodzenie ładunku. Zlecenie spedycyjne jest natomiast ofertą nie tyle przewozu towaru, ile zorganizowania tego przewozu. Warto pamiętać, że w tym przypadku odpowiedzialność spedytora najczęściej ograniczona jest do starannego wyboru przewoźnika, który prowadzić będzie rzeczywisty transport towaru. Zlecenie spedycyjne powinno zawierać wszystkie informacje, które będą niezbędne spedytorowi do zorganizowania operacji transportu ładunku. Wobec tego konieczne jest, aby znalazły się w nim informacje takie jak m.in. rodzaj ładunku i sposób jego zabezpieczenia, klasa niebezpieczeństwa towaru, wartość ładunku, miejsce załadunku i rozładunku towaru, a także czas transportu oraz termin płatności.
Umowa przewozu
Również w tym przypadku zacząć należy od rozróżnienia umowy przewozu od umowy spedycji. Analogicznie jak w przypadku zlecenia transportowego, jeżeli zobowiązania wynikające z umowy ograniczone będą do transportu, czyli fizycznego przemieszczenia towarów lub osób z miejsca A do miejsca B, będziemy mieli do czynienia z umową przewozu. Jeżeli natomiast zapisy umowy przewidywać będą poza przewiezieniem towaru dodatkowe usługi, będzie to umowa spedycji. Rozróżnienie to jest niezwykle istotne zarówno ze względu na zakres odpowiedzialności, który ponownie został szerzej określony dla przewoźnika niż dla spedytora, jak i na przepisy prawne, które stosowane będą względem każdej z tych umów. Pamiętajmy także o tym, że o klasyfikacji umowy decyduje zawsze jej treść, czyli zakres obowiązków stron z niej wynikający, nie zaś sama nazwa umowy. W typowej umowie przewozu koniecznie muszą zatem znaleźć się zapisy dotyczące: trasy przewozu, wynagrodzenia przewoźnika oraz rodzaju przewożonego towaru.
Instrukcja wysyłkowa
Instrukcja wysyłkowa jest dokumentem przygotowywanym przez spedytora na podstawie informacji wynikających z przyjętego przez niego zlecenia spedycyjnego. Jest to w dosłownym znaczeniu instrukcja dla dostawcy, która zawiera informacje o wszystkich etapach oraz procesach związanych z przewozem danego towaru. W instrukcji wysyłkowej koniecznie muszą znaleźć się informacje dotyczące przewożonego towaru takie jak np. jego rodzaj, masa, liczba czy rodzaj zastosowanych opakowań. Nie może w niej także zabraknąć informacji o miejscu załadunku i rozładunku, ich terminach, a często także o rodzaju środków transportu, które mogą być wykorzystane przy transporcie danego towaru, ewentualnych informacji związanych z odprawą celną czy innych szczegółowych informacji pozwalających w jak najdrobniejszych szczegółach zaplanować przewóz towaru. Instrukcja wysyłkowa jest więc podstawą sprawnego oraz bezpiecznego przewozu towarów.
Jak widać, temat dokumentacji spedycyjnej nie należy do najprostszych, zwłaszcza biorąc pod uwagę, że przedstawiliśmy tutaj tylko ułamek niezbędnej spedytorowi wiedzy. Dobry spedytor w swojej pracy powinien także sprawnie poruszać się w gąszczu przepisów regulujących działalność spedycyjną, a także dążyć do sprawnej i bezbłędnej organizacji przewozu ładunku. Dlatego właśnie wybierając firmę spedycyjną, warto postawić na profesjonalistów.
